Pengalaman Menjadi Volunteer Asian Games (Pembagian Jobdesk)

Stadion Patriot merupakan salah satu venue yang diperkirakan akan sering ramai. Hal ini dikarenakan tim nasional (timnas) Indonesia yang berada di grup A bermain di sini. Oleh karena itu wajar jika 17 orang (dari seharusnya 18) ditempatkan di sini, walaupun jumlah laki-lakinya hanya tiga orang termasuk penulis.

Di grup WA, koordinator kami yang bernama Tiara membagi jobdesk yang ia dapat dari pusat. Namun arahan dari mas Bandung dan mas Gatot dari PSSI, nantinya jobdesk-nya akan diputar secara bergantian agar semua mendapatkan pengalaman. Biasanya, pembagian ini dilakukan sebelum kami berpisah menuju pos kami masing-masing.

Berdiri (Dari kiri: Cat, Fidel, Rhien, Dessy, Tiara, Alia, Icha, Brenda, Eve, Chitra, Dini, Anisha) Bawah (Dari kiri: Abel, Ayu, Penulis, Dana, Tommy)

Berikut merupakan daftar tersebut:

1. Evelyne Valencia (Eve) – Pendaftaran
2. Fidella Fuvia (Fidel) – Pendaftaran
3. Rhien Claudia Hardina (Rhien) – Marshall Foto
4. Catharina Martha Ulina (Cat) – Marshall Foto
5. Dana Prakarsa Nugraha (Dana) – Marshall Foto
6. Dhini Cahya Pratiwi (Dini) – Marshall Foto
7. Anisha Dwi Rachmawati (Anisha) – Marshall Foto
8. Timotius Tp Barus (Tommy) – Marshall Foto
9. Abelica Aura Ramadanthy (Abel) – Marshall Foto
10. Annisa Sri Aulia Mutiara (Tiara/Koor) – Marshal Foto
11. Brenda Triadwinca (Brenda) – Marshall Reporter
12. Marlincha Simamora (Icha) – Marshall Reporter
13. Dessy Rahmawati (Dessy) – Mix Zone
14. Ayu Bertiana Hemas Pratama (Ayu) – Mix Zone
15. Alia Salsabila (Alia) – Mix Zone
16. Fanandi Prima Ratriansyah (Fanandi) – Help Desk/Translator
17. Chitra Tri Lestari (Chitra) – Flash Quotes

Registrasi

Pendaftaran alias registrasi bertugas untuk mengurus pendaftaran (ya iya) para wartawan maupun fotografer. Sebagai informasi, fotografer harus menggunakan bibs atau rompo agar dapat memasuki area lapangan, dan bibs tersebut dapat diambil di registrasi. Para fotografer juga diharuskan memilih tempat yang telah disediakan melalui denah lapangan yang tersedia di meja registrasi.

Tempat Duduk Fotografer

Marshall Foto mungkin sedikit mengherankan pembaca, mengapa jumlah yang dibutuhkan sangat banyak? Sebenarnya pada kenyatannya tidak dibutuhkan sebanyak itu, cukup enam orang saja (ya itu termasuk banyak pak). Mereka bertugas untuk memegang tali pembatas agar fotografer tidak memasuki kawasan-kawasan yang dilarang, seperti bangku pemain dan lapangan.

Media Tribune

Marshall Reporter atau sering kami sebut dengan Media Tribune bertugas untuk mengawasi wartawan-wartawan yang melakukan liputan dari tribun media. Mereka harus senantiasa waspada apabila terdapat wartawan yang ingin merekam jalannya pertandingan dan memberi mereka teguran.

Mix Zone

Mix Zone bertugas mengawasi area Mix Zone, yakni area yang disediakan untuk wartawan yang ingin mewawancarai pemain yang sedang berjalan menuju bisnya. Tentu mereka juga harus mengawasi wartawan-wartawan yang tidak memiliki hak untuk melakukan perekaman. Ketika pelaksanaan, yang berjaga di Mix Zone secara otomatis juga berjaga di press conference.

Meja Help Desk

Help Desk merupakan jobdesk yang dituntut untuk serbabisa dan berpikir cepat. Ya, memang sedikit melebih-lebihkan, mentang-mentang itu bagian penulis. Tapi pada kenyatannya, help desk memang harus dapat melakukan banyak hal, yang akan penulis jelaskan pada tulisan berikutnya.

Dan terakhir adalah Flash Quotes bertugas untuk membuat kutipan yang diucapkan pemain maupun pelatih ketika konferensi pers yang diadakan setelah pertandingan usai. Nantinya, kutipan tersebut akan dikirim ke beberapa media nasional untuk ditampilkan pada media mereka.

Jobdesk Lainnya

Selain jobdesk yang tercatat, ada pula beberapa jobdesk yang tidak tercatat. Contoh konsumsi, baik makan siang maupun snack, yang selama even berlangsung sering dipegang oleh Chitra, yang membuatnya harus berada di stadion lebih awal dari yang lain.

Lalu runner yang bertugas untuk ke sana ke mari untuk membantu siapa saja yang membutuhkan. Ada juga transport yang bertugas untuk berkoordinasi dengan volunteer dari divisi transport agar tidak terjadi miss-communication. Kedua jobdesk tersebut seringkali diatasi oleh Dana.

Setelah babak penyisihan grup, ada tambahan jobdesk yakni mendampingi official dari kesebelasan yang bertanding yang ingin merekam pertandingan tersebut. Biasanya, jobdesk ini dipegang oleh Alia dan Dessy.

Untuk translator, yang seharusnya menjadi jobdesk penulis, dihandle oleh Evelyne dan Brenda (terkadang Alia), di mana pernah terjadi kejadian yang kurang mengenakan untuk mereka sehingga penulis membuat tulisan khusus untuk mereka (Baca juga: http://whathefan.com/2018/08/21/budaya-menghargai-di-indonesia/).

Suasana Konferensi Pers

Lalu bagaimana dengan Tiara selakuk koordinator? Ia tidak pernah diam di satu tempat (atau setidaknya jarang) karena harus memantau semua jobdesk agar jangan sampai terjadi kesalahan. Selain itu, ia juga sibuk mondar-mandir untuk mengurusi absensi kami, di mana itu merupakan hal yang penting karena jika tidak ada itu kami tidak akan mendapatkan uang transport.

Selain yang namanya telah disebut, rata-rata mereka tetap berjaga di pos mereka masing-masing sebagaimana yang sudah ditentukan.

Jelambar, 4 September 2018, terinspirasi dari pengalaman menjadi volunteer Asian Games 2018