Yang Harus Dipersiapkan Menjelang Agustusan

Bulan Agustus memang masih satu bulan setengah lagi. Akan tetapi, Karang Taruna di rumah penulis sudah memulai persiapan peringatan kemerdekaan Indonesia alias 17-an. Ini termasuk cepat, mengingat biasanya persiapan dimulai bulan Juli.

Beberapa hari lalu, ketua Karang Taruna yang baru menghubungi penulis via WhatsApp. Ia meminta saran tentang apa saja yang perlu dibahas ketika rapat nanti. Maka, penulis pun memberikan beberapa poin kunci yang dibutuhkan.

Ketika dipikir-pikir lagi, kenapa poin-poin tersebut tidak dituangkan dalam bentuk tulisan saja? Siapa tahu bisa menjadi inspirasi Karang Taruna lain.

Kepanitiaan

Hal pertama yang harus dilakukan adalah tentu saja adalah pembentukan kepanitiaan yang akan bertanggung jawab sepanjang rangkaian acara berlangsung.

Kepanitiaan dibentuk setelah ketua terpilih, yang cara pemilihannya bisa bermacam-macam seperti musyawarah, pemungutan suara, bahkan penunjukkan langsung dari ketua Karang Taruna.

Setelah ketua panitia terpilih, maka ia sudah berhak untuk menentukan divisi-divisi apa saja yang dibutuhkan dan siapa yang akan mengisi pos tersebut. Lantas, pembagian tugas pun sudah bisa dilakukan, baik pra acara, ketika acara, hingga pasca acara.

Dana

Kepanitiaan terbentuk, maka hal selanjutnya yang perlu dibahas adalah masalah pendanaan. Acara sebagus apapun kalau tidak ada dananya akan menjadi percuma.

Kalau di tempat penulis, dana diperoleh dari dua sumber, yakni iuran warga dan sumbangan warga. Panitia biasanya keliling ke warga yang mampu secara finansial untuk memberikan dana lebih karena mengandalkan iuran warga saja tidak cukup.

Di sini, kemampuan anggota akan diasah agar bisa bicara kepada masyarakat dan mempresentasikan rencana kegiatan mereka. Jika mampu tampil secara meyakinkan, bukan tidak mungkin jumlah dana sumbangan bisa berjumlah besar.

Tentu masih ada cara-cara lain seperti minta sponsor ke perusahaan tertentu. Akan tetapi, untuk acara setingkat RW nampaknya hal tersebut susah terealisasikan.

Susuanan Acara

Pada bagian inilah yang paling membutuhkan rapat: menentukan acara apa saja yang akan dilakukan. Pengalaman penulis selama bertahun-tahun menjadi panitia, setidaknya ada tiga acara utama yang biasanya ada dalam rangkaian acara Agustusan.

Lomba Agustusan

Yang pertama adalah lomba-lomba. Kalau penulis, cenderung mencoba untuk memilih lomba-lomba yang anti mainstream. Penulis akan mencari referensi dari mana-mana, termasuk dari reality show asal Korea Selatan, Runningman.

Lomba dibagi ke dalam beberapa kaetogori seperti anak-anak, remaja, dan bapak-ibu. Waktu pelaksanaan lomba biasanya sore hari tiap akhir pekan dan dimulai pada awal Agustus.

Tentu persiapan yang dilakukan tidak sedikit, mulai dari membeli peralatan, mengumpulkan peserta, hingga mengawasi pelaksanaan lomba hingga ditemukan pemenang lombanya.

Jalan Sehat

Setelah lomba, biasanya hari Minggu terakhir sebelum tanggal 17, ada kegiatan jalan sehat yang biasanya diiringi dengan pembagian doorprize dan bazaar.

Panitia harus membuat rute (yang biasanya tiap tahun ya itu-itu saja) jalan sehat, menyiapkan hadiah doorprize, dan menyiapkan stan untuk bazaar. Biasanya, lomba untuk bapak ibu juga dilaksanakan pada hari ini.

Malam Tasyakuran

Rangkaian acara Agustusan ditutup dengan malam tasyakuran yang diadakan pada malam 16 Agustus. Inilah acara puncak di mana semua warga berkumpul untuk mengkhidmati makna kemerdekaan bersama-sama.

Secara garis besar, acara ini berisi pementasan yang dipersembahkan oleh remaja Karang Taruna, anak-anak, hingga bapak ibu yang kerap menyumbangkan suara emas mereka. Jangan lupa, pembagian hadiah juga dilakukan pada acara ini.

Panitia akan bekerja keras sebelum hari-H, mulai dari menyiapkan panggung, sound system, mengontak pengiring musik, hingga masalah konsumsi. Setiap tahun, tema yang diusung panitia biasanya berbeda-beda.

Dengan ditutupnya rangkaian acara pada malam tasyakuran ini, maka tersisa satu tugas terakhir untuk panitia.

Laporan Pertanggungjawaban dan Pembubaran Panitia

Setelah semua acara telah selesai dilaksanakan, panitia harus menyusun laporan pertanggungjawaban. Hal yang paling penting adalah laporan keuangan yang akan diedarkan ke warga satu per satu.

Sebagai bentuk apresiasi atas kerja keras panitia, biasanya akan ada acara semacam pembubaran panitia. Seringnya, pergi ke pantai yang ada di Malang Selatan. Yang penting bukan destinasinya, melainkan kebersamaannya.

Penutup

Jika diingat-ingat ke belakang, penulis sudah aktif menjadi panitia Agustusan sejak SMA. Setelah itu, penulis sempat menjadi ketua panitia juga pada tahun 2014 dan menjadi penasihat pada tahun 2016.

Tahun 2017, penulis menjabat sebagai ketua Karang Taruna yang tugasnya mengawasi kinerja panitia dan tentu memberikan masukan-masukan.

Sejak tahun 2018 kemarin, penulis sudah tidak bisa berkonstribusi secara langsung karena harus merantau ke ibukota demi menempa diri untuk menjadi pribadi yang lebih baik lagi. Kata lainnya, mencari uang.

Walaupun terpisah jarak ratusan kilometer, penulis tetap berusaha ikut serta dengan pengalaman-pengalaman yang dimiliki. Penulis berusaha menyalurkan semua yang bisa penulis lakukan dari jarak jauh. Seperti tulisan ini contohnya.

Penulis yakin, dengan atau tanpa kehadiran penulis di sana, rangkaian kegiatan peringatan ulang tahun Republik Indonesia pada bulan Agustus nanti akan berlangsung dengan sukses dan meriah. MERDEKA!

Kebayoran Lama, 16 Juni 2019, terinspirasi dari diskusi dengan ketua Karang Taruna yang baru